Organizzare un evento
Iscritti, orari e sblocco
Per l'organizzatore - caricare gli iscritti da un foglio di calcolo, minorenni e consenso dei genitori, gli stati dell'iscrizione, il generatore dell'ordine di partenza (FIM o personalizzato), il pacchetto cifrato che si apre all'ora del GPS e l'anteprima di quello che vede il pilota.
I piloti non scaricano file e non ricevono roadbook per email: entrano nell'app con il loro account e trovano l'evento in I miei eventi. Perché succeda servono due cose: l'iscrizione accettata e un orario di partenza nella tappa.
Caricare gli iscritti
Nella scheda Iscritti premi Carica elenco (CSV o incolla). Puoi scegliere un file CSV oppure incollare le righe copiate da un foglio di calcolo. Una riga per iscritto con:
| Colonna | Esempio | Note |
|---|---|---|
| marco@esempio.it | quella con cui il pilota entra nell'app; obbligatoria | |
| nome | Marco Rossi | come comparirà nelle classifiche |
| numero | 7 | numero di gara |
| classe | Moto | se non esiste e la spunta è attiva, la classe si crea |
| navigazione | RoadBook oppure GPX | decide cosa riceve il pilota e la categoria in classifica |
| team, stato, lingua | facoltativi | |
| minorenne, consenso_genitori | sì / no | facoltativi: un minorenne partecipa solo con il consenso dei genitori raccolto da te; senza consenso resta in attesa e non si attiva |
Con la riga d'intestazione l'ordine delle colonne è libero; il separatore (virgola, punto e virgola, tabulazione) si riconosce da solo, e le intestazioni si possono scrivere in italiano, inglese, francese, spagnolo o tedesco.
Premi Anteprima: ogni riga mostra come verrà importata, con gli errori in rosso (per esempio un'email non valida) e gli avvisi (una classe nuova, un invito da mandare). L'importazione è tutto o niente: se c'è un errore lo correggi e rifai l'anteprima. Ricaricare l'elenco aggiorna gli iscritti già presenti, senza doppioni.
L'anteprima segnala la riga da correggere prima di importare.
Con Manda l'invito a chi non ha un account chi non è ancora registrato riceve un'email nella lingua dell'evento: si registra con quell'indirizzo, conferma l'email e il suo account è attivo subito, senza attendere l'approvazione di un amministratore. Chi ha già un account trova l'evento nell'app al primo aggiornamento. Si aggiunge un iscritto anche a mano, con ＋ Iscritto.
Minorenni
L'account RoadBookAI è riservato ai maggiorenni. Un minorenne con licenza sportiva partecipa a un evento solo se lo iscrivi tu, con il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, che raccogli tu. Nell'elenco usi le colonne minorenne e consenso_genitori (sì/no); nella scheda dell'iscritto scegli Minorenne: No, Sì, consenso dei genitori raccolto dall'organizzatore oppure Sì, consenso dei genitori non ancora raccolto.
Finché il consenso manca l'iscrizione resta in attesa e non si attiva: niente invito, l'evento non compare nell'app né nello Studio, il pilota non entra nel calcolo. Nell'elenco un'etichetta segnala i minorenni, in arancio quelli senza consenso.
Gli stati dell'iscrizione
La colonna Account dice se l'email è già collegata a un account RoadBookAI.
| Stato | Cosa vuol dire |
|---|---|
| In attesa | iscrizione ricevuta, non ancora confermata: il pilota vede l'evento ma le tappe restano chiuse |
| Accettato | partecipa: riceve le tappe per cui ha un orario |
| Rifiutato | non partecipa |
| Tester | prova le tappe prima della gara (per esempio un apripista o chi controlla il roadbook) e non entra mai in classifica né nelle pagine pubbliche |
Orari di partenza
Nella scheda Orari di partenza scegli la tappa: l'elenco dei piloti ha l'orario di partenza di ognuno, modificabile a mano, e la colonna Tappa adesso dice che cosa vede ogni pilota in questo momento (bloccata, scaricabile, aperta).
Orari di partenza: in alto il generatore dell'ordine, sotto gli orari pilota per pilota.
Il generatore dell'ordine di partenza
Il riquadro Ordine di partenza calcola l'ordine e gli orari della tappa. Due modalità:
- Regolamento FIM W2RC 2027 (Art. 17): i primi dieci piloti della lista partono ogni 3 minuti, i dieci dopo ogni 2, poi uno al minuto. Al prologo si parte per categorie (Quad, Rally3, Rally2, RallyGP, modificabili) in ordine inverso dei numeri; alla prima tappa dopo il prologo la lista N (RallyGP e Rally2 nei primi dieci) occupa i primi posti in ordine inverso del prologo, poi gli altri in ordine di prologo; dalla seconda tappa vale la classifica dei settori del giorno prima, con le penalità. La scelta del posto dei primi dieci si fa dal vivo: trascini le righe nell'anteprima.
- Personalizzata: prima partenza, intervalli a fasce ("10x180; 0x60": i primi dieci ogni 180 s, poi tutti ogni 60 s), piloti insieme (per esempio due ogni 30 secondi), pause programmate ("30=10": dopo il trentesimo pilota 10 minuti), ordine per numero di gara, dalla classifica della tappa precedente, dalla classifica generale, casuale (con un seme che resta nel registro e rifà la stessa lista) o a mano trascinando; classi una dopo l'altra con una pausa; esclusi ritirati, non partiti e squalificati della tappa precedente.
Anteprima mostra posto, numero, nome, classe, orario e il perché di ogni posto; trascinando un pilota gli orari si ricalcolano. Applica gli orari li scrive: ogni pilota riceve l'avviso e il suo orario nell'app, i pacchetti si rigenerano e tutto resta nel registro (modalità, ordine, seme). Lista da affiggere (PDF) e Lista (CSV) danno la lista di partenza da stampare. I valori del generatore si salvano anche nelle regole della tappa e nei profili.
Il generatore in modalità FIM: anteprima con il posto e il perché, poi Applica gli orari.
L'orario è anche la chiave di accesso alla tappa: senza orario la tappa resta chiusa. È così che il direttore di gara decide chi parte nella tappa successiva. Il pulsante Blocca chiude la tappa a un singolo pilota (per esempio un ritirato o un escluso): il suo pacchetto viene tolto dal telefono alla prima sincronizzazione.
Il pacchetto cifrato e lo sblocco
Per ogni tappa e ogni pilota il servizio prepara un pacchetto cifrato con il roadbook, la traccia, le regole della tappa, le impostazioni della sua classe e i tempi. Ogni pacchetto ha una chiave propria (di tappa, pilota e versione): un file passato a qualcun altro non serve a nulla.
| Momento | Predefinito | Cosa succede sul telefono |
|---|---|---|
| Scaricabile | 48 ore prima della partenza | il pacchetto si scarica da solo appena c'è rete, ma resta chiuso |
| Apribile | 20 minuti prima della partenza del pilota | il pulsante Apri la tappa si accende, anche senza rete |
| Tolto | 12 ore dopo la fine della tappa | pacchetto e chiave si cancellano; resta il replay |
L'apertura usa l'ora del GPS, non quella del telefono: spostare l'orologio non apre la tappa prima. Per questo, prima della partenza, il pilota tiene il telefono all'aperto per qualche secondo. I tempi si cambiano per evento e per tappa (Tempi di sblocco propri e ordine nella finestra della tappa).
Agli iscritti GPX arriva insieme anche la mappa offline della tappa, cifrata nello stesso modo e apribile alla stessa ora; ai piloti RoadBook solo se l'hai scelto per l'evento o per la tappa.
Anteprima del pilota
La scheda Anteprima del pilota mostra, per un iscritto e a un'ora simulata, esattamente quello che vedrà nell'app: tappe bloccate con il motivo, scaricabili, aperte o chiuse, con i loro orari. È il modo più semplice per controllare orari e sblocchi la sera prima, senza un telefono in mano.
A sinistra scegli pilota e ora; a destra lo schermo dell'app di quel pilota.
Cosa vede il pilota
Nell'app, in I miei eventi, il pilota trova l'evento con il numero, la classe e il tipo di navigazione; per ogni tappa lo stato e il conto alla rovescia (scaricabile tra, si apre tra, partenza tra). Il capitolo In gara con l'app racconta il suo lato.